Основният принцип на работа на RFID технологията не е сложен: след като етикетът влезе в магнитното поле, той получава радиочестотния сигнал, изпратен от четеца, и предава информацията за продукта (PassiveTag, пасивен етикет или пасивен етикет), съхранена в чипа с енергия, получена от индуцирания ток, Или активно изпращане на сигнал с определена честота (ActiveTag, активен етикет или активен етикет); след като четецът прочете и декодира информацията, тя се изпраща до централната информационна система за свързана обработка на данни.
Системата за радиочестотна идентификация (RFID) се състои от две части: устройство за четене/запис и електронен приемо-предавател. Четецът изпраща електромагнитни импулси през антената, а трансивърът получава тези импулси и изпраща съхранена информация към четеца в отговор. Всъщност това е безконтактно четене, запис или изтриване на данни в паметта.
Технически "интелигентният етикет" се състои от RFID верига, която включва RFID чип с RFID радиочестотна част и верига от ултратънка антена, която е вградена в етикета заедно с тънък пластмасов лист. Обикновено към този етикет е прикрепен хартиен етикет и върху него може ясно да се отпечата важна информация. Настоящите смарт етикети обикновено са с размер на кредитна карта. За дребни стоки има етикети с размер 4,5 × 4,5 cm, а има и кръгли етикети с диаметър 4,7 cm, използвани за CD и DVD.
Предимството на трансивърната технология в сравнение с други ID технологии като баркодове или магнитни ленти е безжичната връзка между четец и трансивър: модулът за четене/запис не изисква визуален контакт с трансивъра, така че може да бъде напълно интегриран в продукта. Това означава, че трансивърът е подходящ за тежки условия и не е чувствителен към влага, мръсотия и механични влияния. Следователно трансивърната система има много висока надеждност на четене, бързо събиране на данни и не на последно място икономия на труд и хартия.